Comment migrer Salesforce Chatter à HubSpot ?

Introduction

Un client nous a approchés avec le projet de passer de SalesForce à HubSpot. Bien que de telles transitions soient habituelles pour notre équipe, ce défi présentait un aspect nuancé. L'objectif n'était pas seulement d'assurer la synchronisation des "objets normaux" (par exemple, contacts, transactions, etc.), mais aussi de migrer les données de Chatter.

Contrairement à la migration standard des données, le traitement des données Chatter pose un défi distinct en raison du manque de prise en charge native de cette fonctionnalité dans les outils existants de migration de Salesforce vers HubSpot.

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Chatter : Aperçu rapide

Pour ceux qui découvrent cet écosystème, Chatter est l'outil de collaboration sociale interne de Salesforce, fournissant une plate-forme aux membres de l'équipe pour se connecter, partager des informations et collaborer dans l'environnement CRM. Il englobe des fonctionnalités telles que les flux en temps réel, les commentaires et le partage de fichiers, créant un hub centralisé pour les discussions et les mises à jour liées aux enregistrements et aux opportunités.

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Approche : Utilisation des APIs pour une solution personnalisée en deux étapes

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1. Identification des données Chatter :

Accès à la configuration de Salesforce et identification des données Chatter associées aux réunions. Extraction des flux Chatter, des commentaires et des informations connexes en utilisant l'API Salesforce.

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2. Organisation des données pour la migration :

HubSpot n'a pas de module Chatter en tant qu'entité. À ce stade, nous devions décider où placer les données reçues de Salesforce. Une solution consiste à :

• Conserver les mêmes associations qu'à Salesforce, c'est-à-dire qu'un enregistrement Chatter doit être associé au même parent dans HubSpot qu'à Salesforce. Dans notre cas, c'était l'objet réunion, déjà migré via un outil de migration natif.
• Choisir un équivalent pour les flux Chatter et les commentaires dans HubSpot. L'équivalent naturel était les commentaires, mais malheureusement, cela n'est pas pris en charge par l'API HubSpot. Nous avons donc envisagé une solution en stockant le flux Chatter d'une réunion dans ses notes internes et en déclenchant un flux de travail pour remplir leur contenu dans les commentaires. Cela n'était pas possible non plus. Comme le client était principalement préoccupé par l'importation et l'affichage de l'historique Chatter des réunions sur les enregistrements HubSpot, nous avons opté pour une solution réalisable : les flux Chatter et les commentaires liés à une réunion seraient ajoutés à ses notes internes.
• Script de migration : Développement de scripts Python pour automatiser le processus de migration. Ce script boucle sur les flux Chatter des réunions de Salesforce et leurs commentaires, les ajoutant à leurs homologues correspondants dans HubSpot sous forme de notes internes.

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Si les données sont volumineuses (comme dans le cas de notre client), de nombreuses bonnes pratiques peuvent vous faire gagner du temps et de l'énergie tout en obtenant le résultat souhaité :

1. Utilisez le rapatriement par lots lorsque cela est possible pour éviter de rester bloqué dans une boucle très longue fonctionnant pendant des heures.
2. S'il y a un processus de comparaison pour faire correspondre les enregistrements, exporter les données sous forme de CSV et exécuter le script localement peut être très efficace et moins chronophage. Cela garantit également que vous évitez les limitations imposées (comme le point d'extrémité de recherche de l'API HubSpot).
3. Vous devrez peut-être formater les données reçues pour les afficher comme elles l'étaient de la plate-forme source. Heureusement, Salesforce envoie les flux Chatter et leurs commentaires au format HTML, donc nous n'avons pas eu à le faire nous-mêmes.

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Résultats

Les données Chatter ont réussi à migrer de Salesforce à HubSpot, améliorant les historiques de collaboration dans le nouvel environnement CRM. Les équipes commerciales ont désormais accès à des informations précieuses, des discussions et des informations contextuelles au sein de l'interface HubSpot.

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Limitations et Ajouts

Dans notre cas, nous n'avions pas à traiter la migration de fichiers, mais gardez à l'esprit que cela est tout à fait possible via l'API.

Nous n'avons pas non plus rencontré de limitations imposées par HubSpot, en particulier la longueur maximale des notes internes d'une réunion (limitée à 65 536 caractères, ce qui est assez long). Si vous en rencontrez, vous pourriez envisager d'utiliser des cartes CRM, par exemple, et d'afficher les données Chatter dans un iframe.