Welcome series (sequence de bienvenue)
Le premier workflow a mettre en place, sans exception. Quand un nouveau contact entre dans votre CRM (via un formulaire, une inscription newsletter, un telechargement de contenu), il doit immediatement recevoir une sequence d'emails qui presente votre entreprise, votre proposition de valeur et vos contenus cles.
Sans welcome series, vous laissez le contact dans le noir. Il a fait l'effort de vous donner ses coordonnees, il attend quelque chose en retour. Un contact qui ne recoit rien dans les 24 premieres heures a 80% de chances de vous oublier.
Flux du workflow
Declencheur
Contact cree pour la premiere fois dans HubSpot (via formulaire, import ou integration). Condition d'exclusion : contacts existants re-importes, contacts internes.
Actions
- Envoyer email de bienvenue avec presentation de l'entreprise
- Attendre 2 jours, envoyer le contenu phare (guide, livre blanc ou etude de cas)
- Attendre 3 jours, envoyer un temoignage client avec un CTA vers une demo ou un appel
- Mettre a jour la propriete "Lifecycle stage" en "Lead" si elle n'est pas deja definie
Objectif du workflow
Etablir la relation avec le prospect, positionner votre expertise et generer un premier engagement mesurable (clic, reponse, demande de demo).
Impact attendu
+45%
Taux d'ouverture vs emails ponctuels
+30%
Engagement dans les 7 premiers jours
3x
Plus de chances de conversion en MQL
Conseil
Personnalisez l'email 1 en fonction de la source d'acquisition. Un contact qui vient d'un webinar ne doit pas recevoir le meme email qu'un contact qui a telecharge un ebook. Utilisez les branches if/then de HubSpot pour segmenter.
Lead scoring automatique
Le lead scoring est le mecanisme qui permet a vos equipes marketing et commerciales de parler le meme langage. Sans scoring, vos commerciaux passent la moitie de leur temps a trier des leads non qualifies. Avec un scoring bien configure, seuls les contacts qui ont atteint un seuil de maturite suffisant sont transmis aux ventes.
HubSpot permet de construire un score base sur deux dimensions : les proprietes demographiques (taille d'entreprise, secteur, poste) et les signaux comportementaux (pages visitees, emails ouverts, formulaires soumis). Le workflow met a jour le score en continu et declenche les actions appropriees quand un seuil est atteint.
Flux du workflow
Declencheur
Modification d'une propriete de contact (taille d'entreprise, secteur, poste) ou enregistrement d'une activite (visite page pricing, ouverture email, soumission formulaire, clic CTA).
Actions
- Attribuer des points demographiques : +10 pour le bon secteur, +15 pour la bonne taille d'entreprise, +20 pour un poste decision-maker
- Attribuer des points comportementaux : +5 par visite de page, +10 par email ouvert, +25 pour une visite de la page pricing, +30 pour une soumission de formulaire
- Mettre a jour la propriete "HubSpot Score" avec le total
- Si score depasse 50 : changer le lifecycle stage en "MQL"
- Si score depasse 80 : notifier le commercial assigne par email et Slack
Objectif du workflow
Identifier automatiquement les contacts les plus susceptibles de convertir et les transmettre aux commerciaux au bon moment, ni trop tot (lead froid) ni trop tard (lead perdu).
Impact attendu
+35%
Taux de conversion MQL vers SQL
-50%
Temps perdu sur des leads non qualifies
+20%
Productivite de l'equipe commerciale
Conseil
Revisez votre modele de scoring chaque trimestre. Analysez les MQL qui ont effectivement converti en clients et ajustez les poids en consequence. Un scoring qui n'evolue pas devient obsolete en 6 mois.
Nurturing MQL (sequence educative)
Tous les MQL ne sont pas prets a acheter immediatement. En realite, 73% des leads B2B ne sont pas prets pour la vente au moment ou ils entrent dans votre pipeline. Le workflow de nurturing prend en charge ces contacts qualifies mais pas encore murs et les accompagne avec du contenu pertinent jusqu'a ce qu'ils soient prets pour une conversation commerciale.
L'erreur classique : transmettre tous les MQL aux commerciaux sans distinction. Le commercial appelle, le prospect dit "je ne suis pas pret", le lead est marque comme perdu. Avec un bon nurturing, ce meme contact aurait pu convertir 3 mois plus tard.
Flux du workflow
Declencheur
Le lifecycle stage du contact passe a "MQL". Condition supplementaire : aucun deal ouvert associe au contact (pour ne pas interrompre un cycle de vente en cours).
Actions
- Envoyer un article de fond sur la problematique cle du prospect (J+0)
- Envoyer une etude de cas client avec des resultats chiffres (J+5)
- Envoyer un comparatif ou un guide de selection (J+12)
- Envoyer une invitation a reserver une demo ou un appel strategie (J+20)
- Si le contact clique sur le CTA demo : creer automatiquement un deal et notifier le commercial
Objectif du workflow
Eduquer progressivement le MQL, renforcer sa confiance dans votre solution et le mener naturellement vers une prise de contact commerciale.
Impact attendu
+25%
Taux de conversion MQL vers opportunite
-15j
Reduction du cycle de vente moyen
+40%
Taux d'engagement sur les contenus
Conseil
Segmentez vos sequences de nurturing par persona ou par problematique. Un directeur financier ne consomme pas le meme contenu qu'un directeur technique. Utilisez les proprietes de contact HubSpot pour creer des branches dans votre workflow.
Attribution de leads aux commerciaux
L'attribution manuelle de leads est l'un des plus gros gaspillages de temps en RevOps. Chaque minute passee a decider "qui prend ce lead" est une minute ou le prospect attend. Et un prospect qui attend, c'est un prospect qui refroidit. Les etudes montrent que le taux de conversion chute de 80% si le premier contact commercial intervient plus de 5 minutes apres la demande.
Le workflow d'attribution automatique elimine cette latence. Que vous utilisiez un modele round-robin (repartition equitable), une attribution par territoire geographique ou par segment de marche, HubSpot peut le gerer sans intervention humaine.
Flux du workflow
Declencheur
Le contact atteint le statut SQL (via le lead scoring ou une action manuelle). Alternative : soumission d'un formulaire de demande de demo ou de contact commercial.
Actions
- Verifier la region/le pays du contact pour determiner l'equipe competente
- Attribuer le contact owner via rotation round-robin au sein de l'equipe
- Creer automatiquement un deal dans le pipeline avec les informations du contact
- Creer une tache "Premier appel de qualification" avec echeance J+1
- Envoyer une notification au commercial par email et Slack avec le contexte du lead
Objectif du workflow
Reduire le temps de premier contact a moins de 5 minutes et garantir une repartition equitable de la charge entre les commerciaux.
Impact attendu
<5min
Temps de premier contact commercial
+60%
Taux de prise de rendez-vous
0
Leads non attribues (vs 15% en moyenne)
Conseil
Prevoyez un mecanisme de fallback : si le commercial attribue ne traite pas le lead sous 24h, le workflow doit re-attribuer le lead au manager ou au commercial suivant dans la rotation. Aucun lead ne doit rester sans suite.
Relance devis et proposition
Un devis envoye et non relance est un devis perdu. C'est aussi simple que cela. Pourtant, 48% des commerciaux n'effectuent aucune relance apres l'envoi d'une proposition. Le workflow de relance automatique garantit que chaque proposition commerciale fait l'objet d'un suivi systematique, sans que le commercial ait a y penser.
Ce workflow se declenche quand un deal entre dans une etape specifique du pipeline (typiquement "Proposition envoyee" ou "Devis envoye") et orchestre une sequence de relances espacees dans le temps, avec une escalade si le prospect ne repond pas.
Flux du workflow
Declencheur
Le deal passe dans l'etape "Proposition envoyee" ou "Devis envoye" du pipeline. Condition d'arret : le deal avance vers une autre etape (signe que le prospect a repondu).
Actions
- Attendre 3 jours puis envoyer un email de relance douce ("Avez-vous eu le temps de consulter notre proposition ?")
- Attendre 5 jours supplementaires puis creer une tache d'appel pour le commercial
- Attendre 7 jours supplementaires puis envoyer un dernier email avec un element d'urgence (disponibilite limitee, fin de tarif preferentiel)
- Si toujours pas de reponse apres 21 jours : notifier le manager et deplacer le deal en "Stalled"
Objectif du workflow
Maximiser le taux de closing des propositions envoyees en maintenant un suivi systematique et en evitant que des deals tombent dans l'oubli.
Impact attendu
+22%
Taux de closing des propositions
-8j
Reduction du temps de decision
100%
Propositions avec suivi (vs 52%)
Conseil
Configurez une condition d'arret (goal) sur votre workflow : si le deal change d'etape, le contact sort automatiquement de la sequence de relance. Cela evite d'envoyer un email de relance a un prospect qui vient de signer.
Re-engagement des contacts inactifs
Votre base de contacts est un actif precieux, mais elle se degrade avec le temps. En moyenne, 25 a 30% d'une base B2B devient inactive chaque annee. Un contact inactif, c'est un contact qui n'a ouvert aucun email, visite aucune page et interagi avec aucun contenu depuis 90 jours ou plus.
Plutot que de les supprimer (et perdre tout l'investissement d'acquisition), un workflow de re-engagement tente de les reactiver avec un contenu specifiquement concu pour capter a nouveau leur attention. Les contacts qui ne repondent pas a cette derniere tentative sont alors nettoyes de votre base active pour ameliorer votre delivrabilite.
Flux du workflow
Declencheur
Date de derniere activite du contact superieure a 90 jours. Criteres d'activite : ouverture d'email, visite de page, clic sur un lien, soumission de formulaire. Exclure les clients actifs et les contacts en cours de negociation.
Actions
- Envoyer un email de re-engagement avec un objet accrocheur et un contenu exclusif (nouveau guide, nouveautes produit, invitation webinar)
- Attendre 7 jours et verifier si le contact a interagi
- Si oui : remettre le contact dans le workflow de nurturing standard et reinitialiser le score
- Si non : envoyer un dernier email ("Souhaitez-vous rester inscrit ?") avec un lien de confirmation
- Apres 7 jours supplementaires sans reaction : marquer comme "Non engage" et exclure des campagnes marketing
Objectif du workflow
Reactiver les contacts dormants et nettoyer la base des contacts definitivement perdus pour ameliorer la delivrabilite et la qualite des metriques marketing.
Impact attendu
10-15%
Taux de reactivation des contacts inactifs
+12%
Amelioration de la delivrabilite globale
-25%
Reduction de la base inactive
Conseil
Ne supprimez pas les contacts inactifs de HubSpot. Marquez-les avec une propriete dediee et excluez-les de vos listes actives. Vous conservez ainsi l'historique et pouvez les reactiver plus tard si necessaire.
Onboarding client (post-signature)
L'onboarding est le moment le plus critique de la relation client. Un client mal onboarde a 3 fois plus de chances de churner dans les 90 premiers jours. Pourtant, la majorite des entreprises B2B gerent l'onboarding de maniere artisanale : un email de bienvenue envoye a la main, un appel de lancement planifie quand le CSM y pense, et c'est tout.
Le workflow d'onboarding automatise les etapes recurrentes du processus : emails de bienvenue, envoi de documentation, creation des taches pour l'equipe Customer Success, rappels de formation et collecte de feedback. Le CSM peut ainsi se concentrer sur la relation humaine plutot que sur la logistique.
Flux du workflow
Declencheur
Le deal passe en "Closed Won" dans HubSpot. Le workflow s'applique a tous les contacts associes au deal.
Actions
- Mettre a jour le lifecycle stage en "Customer" pour tous les contacts associes
- Envoyer un email de bienvenue client avec les prochaines etapes, la documentation et les contacts support
- Creer une tache pour le CSM : "Planifier le kick-off call" avec echeance J+2
- Envoyer un email de formation/tutoriel a J+7 avec les ressources pour demarrer
- Envoyer une enquete de satisfaction NPS a J+30 pour mesurer la qualite de l'onboarding
Objectif du workflow
Structurer les 30 premiers jours de la relation client pour maximiser l'adoption du produit, reduire le churn precoce et poser les bases d'un upsell futur.
Impact attendu
-40%
Churn dans les 90 premiers jours
+55%
Score NPS post-onboarding
2x
Plus de chances d'upsell a 6 mois
Conseil
Adaptez la duree et la complexite de l'onboarding en fonction du deal amount. Un client a 50K EUR/an merite un onboarding plus personnalise qu'un client a 5K EUR/an. Utilisez les branches if/then de HubSpot pour creer des parcours differencies.