Le contexte
Beedeez est une plateforme SaaS de mobile learning qui permet aux entreprises de former leurs collaborateurs via des micro-contenus interactifs sur smartphone. Basee a Paris, l'entreprise compte entre 50 et 100 collaborateurs et cible les grands comptes et ETI en France et a l'international.
Quand Beedeez a fait appel a Ceres, l'equipe commerciale fonctionnait avec un CRM sous-utilise, des processus manuels chronophages et aucune strategie outbound structuree. Le marketing generait des leads via l'inbound, mais le passage de relai aux sales etait flou, le suivi des deals inconsistant, et personne n'avait de visibilite fiable sur le pipeline.
L'objectif etait clair : structurer les operations commerciales de bout en bout, lancer un canal outbound performant et integrer l'IA pour accelerer chaque etape du cycle de vente.
Les defis identifies
CRM sous-exploite
HubSpot etait en place mais mal configure. Pipeline non structure, proprietes manquantes, pas de lifecycle stages definis, reporting inexistant. Les commerciaux utilisaient le CRM comme un carnet d’adresses, pas comme un outil de pilotage.
Pas d’outbound structure
L’acquisition reposait a 100% sur l’inbound (contenu, SEO, events). Aucune strategie de cold email ou de prospection LinkedIn. Le pipe dependait entierement du marketing.
Silos marketing-sales
Pas de definition commune de MQL/SQL, pas de SLA, pas de meeting d’alignement. Le marketing generait des leads que les sales ne traitaient pas, et les sales se plaignaient de la qualite des leads.
Taches manuelles chronophages
Les commerciaux passaient plus de 2 heures par jour sur des taches admin : saisie CRM, recherche d’informations sur les prospects, redaction d’emails, comptes-rendus de calls.
Pas de visibilite pipeline
Aucun dashboard fiable. Le forecast etait fait sur un spreadsheet mis a jour manuellement chaque vendredi. La direction n’avait pas de visibilite temps reel sur le revenue.
La solution Ceres : RevOps + IA en 12 semaines
On a deploye notre methodologie complete sur 12 semaines, en 4 phases progressives. Chaque phase est independante et livre de la valeur des la fin de la premiere semaine.
La stack deployee
HubSpot
CRM, Marketing Hub, Sales Hub
Claude
IA generative, agents, enrichissement
Lemlist
Cold email multicanal, sequences
Clay
Enrichissement waterfall, listes
Claap
Enregistrement calls, intelligence
Make
Automatisation, workflows, MCP
Notion
Documentation, playbooks, SLA
Slack
Notifications, alertes pipeline
Audit & Fondations
Audit RevOps 80 points
Migration et nettoyage CRM HubSpot
Configuration pipeline et proprietes
Setup des integrations
Automatisation & Outbound
Deploy Lemlist + warm-up 5 boites
Enrichissement Clay + Claude
3 sequences multicanal lancees
Workflows HubSpot automatises
IA & Intelligence
Serveurs MCP Claude connectes au CRM
Agents IA : qualification + enrichissement
Claap deploye pour les calls
Resume automatique des calls dans HubSpot
RevOps & Scaling
SLA marketing-sales en place
Lead scoring fit + engagement
Dashboards pipeline et revenue
Formation equipe + playbooks
HubSpot : le socle CRM
La premiere etape a ete de reconfigurer HubSpot proprement. On est parti de zero sur la structure du pipeline, les proprietes et les automatisations.
Pipeline restructure
6 stages avec criteres de passage objectifs, probabilites calibrees et champs obligatoires par stage. Chaque deal a maintenant un montant, une date de cloture et un proprietaire.
Proprietes nettoyees
Suppression de 80+ proprietes inutiles. Creation de 15 proprietes custom alignees sur l’ICP Beedeez (taille d’entreprise, nombre de collaborateurs a former, outil LMS actuel, budget formation).
Lifecycle stages definis
Subscriber, Lead, MQL, SQL, Opportunity, Customer, Evangelist. Chaque transition est automatisee par un workflow HubSpot.
12 workflows automatises
Attribution round-robin, notification Slack sur changement de stage, relance automatique devis 7j, update lifecycle stage, creation de tache post-call, scoring automatique.
5 dashboards crees
Pipeline overview, activite commerciale, performance par rep, forecast et qualite des donnees. Accessibles a toute l’equipe en temps reel.
Claude + serveurs MCP : l'IA au coeur du CRM
C'est la ou Ceres fait la difference. On a connecte Claude directement au CRM de Beedeez via le protocole MCP (Model Context Protocol). Concretement, Claude peut lire et ecrire dans HubSpot en temps reel : consulter les deals, enrichir les fiches, generer des analyses et executer des actions.
Les serveurs MCP deployes :
MCP HubSpot
Claude accede aux contacts, deals, companies, activites. Il peut rechercher, creer et mettre a jour des enregistrements directement.
MCP Enrichissement
Claude enrichit les fiches contacts avec des donnees contextuelles : resume LinkedIn, actualite entreprise, stack techno, signaux d’achat.
MCP Slack
Claude envoie des alertes intelligentes : deal a risque, opportunite d’upsell detectee, meeting de suivi oublie.
MCP Notion
Claude genere des comptes-rendus structures dans Notion apres chaque call, accessibles a toute l’equipe.
Exemple concret
Chaque matin, Claude analyse les deals en cours, identifie ceux qui n'ont pas eu d'activite depuis 5 jours, enrichit le contexte (actualite de l'entreprise, changement de poste du contact) et envoie un brief personnalise a chaque commercial sur Slack avec des suggestions d'actions. Ce qui prenait 45 minutes de recherche manuelle prend maintenant 0 seconde.
Outbound : Lemlist + Clay + Claude
Beedeez n'avait jamais fait d'outbound. On a lance le canal de zero en 3 semaines.
Sourcing avec Clay
Construction de listes de DRH et responsables formation dans les entreprises de 500+ salaries. Enrichissement waterfall : LinkedIn, Dropcontact, Apollo. 2 500 contacts qualifies en 1 semaine.
Enrichissement IA avec Claude
Pour chaque prospect, Claude genere un icebreaker personnalise base sur l’actualite RH de l’entreprise (recrutements, restructuration, projets de formation annonces). Taux de personnalisation : 100% des emails.
Sequences Lemlist
3 sequences multicanal (email + LinkedIn) de 5 etapes chacune. A/B testing sur les sujets et les angles. Warm-up de 5 boites email pendant 3 semaines avant le lancement.
Sync HubSpot via Make
Chaque reponse positive dans Lemlist cree automatiquement un deal dans HubSpot avec les donnees enrichies, le thread de conversation et un score de qualification initial.
Claap : intelligence commerciale
Claap enregistre et transcrit automatiquement chaque call de l'equipe commerciale. On a connecte Claap a Claude via Make pour generer des analyses automatiques.
Resume automatique
Apres chaque call, Claude genere un resume structure : contexte, besoins identifies, objections, prochaines etapes, score de qualification. Pousse automatiquement dans HubSpot en note.
Extraction d’objections
Claude identifie les objections recurrentes et les classe par type (prix, timing, concurrence, interne). L’equipe a maintenant une base d’objections documentee et des reponses types.
Coaching data-driven
Analyse du ratio talk/listen, du nombre de questions posees, de la gestion des silences. Chaque commercial recoit un feedback hebdomadaire automatise.
Signaux d’achat
Claude detecte les signaux d’intention dans les calls (mention de budget, timeline, decision-maker implique) et alerte le manager quand un deal est chaud.
RevOps et GTM : la structure qui tient
Au-dela des outils, on a mis en place la couche RevOps qui fait que tout fonctionne ensemble et que les resultats sont durables.
SLA marketing-sales
Marketing s’engage sur 80 MQL/mois avec un score minimum de 50. Sales s’engage a contacter chaque MQL en moins de 4h et a faire 5 tentatives minimum.
Lead scoring
Scoring fit + engagement sur 100 points. Fit : taille entreprise, secteur, poste, budget. Engagement : pages visitees, contenus telecharges, emails ouverts, events.
Playbooks documentes
Playbook de qualification (BANT adapte), playbook de demo, playbook de negociation, playbook de closing. Tout dans Notion, accessible a l’equipe.
Meeting hebdomadaire
Revue pipeline chaque lundi. Forecast, deals bloques, alertes, actions. 30 minutes, structure, data-driven. Plus de spreadsheet du vendredi.
Les resultats apres 12 semaines
Le CRM est devenu l’outil central de pilotage, utilise quotidiennement par toute l’equipe
L’outbound est devenu le 2eme canal d’acquisition apres l’inbound
Les commerciaux ont recupere 2h par jour grace a l’automatisation et l’IA
Le forecast est fiable a 85% (vs 40% avant)
Le management a une visibilite temps reel sur le pipeline et le revenue
“Ceres a completement transforme notre facon de travailler. Avant, on naviguait a vue. Aujourd'hui, chaque commercial sait exactement quoi faire, dans quel ordre, et pourquoi. Le combo HubSpot + Claude + MCP est incroyable : l'IA nous prepare des briefs personnalises chaque matin, resume nos calls automatiquement et enrichit nos fiches en continu. On a gagne un temps fou et notre pipeline n'a jamais ete aussi sain. L'equipe Ceres est ultra reactive, ils comprennent nos enjeux business, pas juste la technique. C'est le meilleur investissement qu'on ait fait cette annee.”
Hamza
Head of Sales, Beedeez