Le contexte
Elax Energie est une entreprise francaise specialisee dans les energies renouvelables. Leur equipe commerciale d'une dizaine de personnes utilise HubSpot depuis 2 ans, mais le CRM avait ete configure rapidement au lancement sans accompagnement, et n'avait jamais ete optimise depuis.
Resultat : le pipeline ne refletait pas la realite, les commerciaux ne remplissaient le CRM qu'a contrecoeur, le reporting etait inexistant et la direction prenait ses decisions sur la base de fichiers Excel mis a jour le vendredi.
Elax a fait appel a Ceres pour un audit complet suivi d'une remise a plat de leur HubSpot et de la mise en place des fondations RevOps.
L'audit HubSpot : notre framework 80 points
On a commence par notre audit standard : 80 points de controle repartis en 8 categories. L'audit prend 3 jours et produit un rapport detaille avec un score de maturite, les problemes identifies et un plan d'action priorise.
Score initial lors de l'audit
Le diagnostic : ce qu'on a trouve
Pipeline non structure
Un seul pipeline avec 3 stages generiques ("Nouveau", "En cours", "Gagne"). Aucun critere de passage, aucune probabilite, aucun champ obligatoire. Impossible de faire du forecast.
42% de doublons dans la base
Les commerciaux creaient de nouvelles fiches au lieu de mettre a jour les existantes. 42% des contacts avaient au moins un doublon, certains en avaient 5.
Proprietes inutilisees
Sur 95 proprietes custom, 60 n’etaient jamais remplies. Les commerciaux ne savaient pas quels champs etaient importants. Resultat : du bruit partout et aucune donnee fiable.
Zero automatisation
Aucun workflow en place. L’attribution des leads etait manuelle, les notifications par email, les mises a jour de stage a la main. 2 heures de saisie CRM par commercial par jour.
Aucun reporting
Pas un seul dashboard configure dans HubSpot. Le seul "reporting" etait un fichier Excel rempli le vendredi par le directeur commercial a partir de ce qu’il voyait dans le CRM.
Lifecycle stages non definis
Tous les contacts etaient en "Lead" peu importe ou ils en etaient dans le parcours. Pas de distinction entre un visiteur du site et un prospect en negociation.
Integration email partielle
Seuls 3 commerciaux sur 10 avaient connecte leur boite email a HubSpot. 70% des echanges n’etaient pas traces dans le CRM.
La remise a plat : nettoyage et restructuration
Avant de construire quoi que ce soit, il fallait nettoyer. On a passe la premiere semaine exclusivement sur le nettoyage des donnees et la simplification du schema.
Deduplication massive
Fusion de 42% de doublons (1 800+ contacts). On a utilise les regles de merge HubSpot + un script custom pour identifier les doublons par email, nom+entreprise et telephone. La fiche la plus complete l’emporte, les activites sont fusionnees.
4 200 contacts propres (vs 7 300 bruts)
Nettoyage des proprietes
Suppression de 60 proprietes inutilisees. Conservation de 35 proprietes essentielles. Renommage et reorganisation en groupes logiques : informations de base, qualification, suivi commercial, donnees entreprise.
35 proprietes claires vs 95 en desordre
Standardisation des donnees
Normalisation des formats : noms en Title Case, numeros de telephone au format international, secteurs d’activite dans un dropdown (vs champ texte libre), codes postaux verifies.
100% des fiches au meme format
Enrichissement
Enrichissement des fiches via Dropcontact : email professionnel verifie, telephone direct, poste exact, taille et CA de l’entreprise. Taux de completude passe de 35% a 82%.
Taux de completude : 35% vers 82%
Connexion des emails
Session de setup avec chaque commercial pour connecter leur boite email (Google Workspace) a HubSpot. Configuration du tracking et de la synchronisation bidirectionnelle.
10/10 boites connectees
Pipeline et processus de vente
On a reconstruit le pipeline de zero, en partant du processus de vente reel d'Elax et pas d'un template generique.
Avant : 3 stages flous
Aucun critere, aucun champ obligatoire
Apres : 7 stages avec criteres
Criteres objectifs + champs obligatoires par stage
Chaque stage a des criteres de passage objectifs. Par exemple, pour passer de “Besoin qualifie” a “Visite technique”, le commercial doit avoir renseigne le type d'installation, la surface, la puissance estimee et la date de visite prevue. Sans ces champs, le deal ne peut pas avancer.
On a aussi ajoute un pipeline secondaire “Projets perdus” avec les raisons de perte standardisees (prix, timing, concurrence, pas de besoin, projet annule). Ca alimente directement l'analyse win/loss.
Automatisation : de 0 a 12 workflows
On est passe de zero workflow a 12 automatisations qui couvrent l'essentiel du processus commercial.
Attribution round-robin
Chaque nouveau lead est attribue automatiquement au commercial suivant dans la rotation. Temps de reaction passe de 24h a 15 min.
Mise a jour lifecycle stage
Quand un deal est cree, le contact passe automatiquement en SQL. Quand le deal est gagne, en Customer.
Notification Slack nouveau deal
L’equipe est notifiee sur Slack quand un nouveau deal est cree ou quand un deal change de stage.
Relance automatique 7j
Si une proposition est envoyee et qu’il n’y a aucune activite pendant 7 jours, une tache de relance est creee automatiquement.
Alerte deal inactif
Si un deal n’a aucune activite pendant 14 jours, le manager recoit une alerte. Ca evite les deals fantomes qui trainent dans le pipeline.
Email post-signature
Email automatique d’accueil quand un deal passe en "Signe" : remerciement, prochaines etapes, contact de l’equipe projet.
Scoring automatique
Score base sur le type de projet (residentiel vs commercial vs industriel), la puissance, le budget et la source du lead.
Enrichissement auto
Quand un contact est cree avec un email professionnel, Dropcontact enrichit automatiquement la fiche (poste, telephone, taille entreprise).
Tache post-visite
Apres une visite technique (stage mise a jour), une tache "Envoyer la proposition" est creee avec une deadline de 48h.
Rappel reunion
24h avant un meeting planifie, le commercial recoit un rappel avec un resume de la fiche contact et du deal.
Archivage auto
Les deals perdus depuis plus de 6 mois sont archives automatiquement pour garder un pipeline propre.
Rapport hebdo
Chaque lundi matin, un email automatique resume la semaine precedente : nouveaux deals, deals gagnes, deals perdus, pipeline total.
Reporting : du fichier Excel aux dashboards temps reel
On a cree 4 dashboards HubSpot qui remplacent le fichier Excel du vendredi :
Dashboard Pipeline
8 rapportsPipeline par stage, valeur totale, nombre de deals, deals a risque (inactifs 14j+), forecast weighted. Vue par commercial et vue equipe.
Dashboard Activite
6 rapportsCalls, emails, meetings par commercial par semaine. Comparaison avec les objectifs. Classement de l’equipe.
Dashboard Revenue
7 rapportsDeals gagnes par mois, valeur moyenne, cycle de vente moyen, taux de conversion par stage, win rate par source.
Dashboard Qualite
5 rapportsTaux de completude des fiches, doublons detectes, contacts sans activite 90j, deals sans date de cloture. Le dashboard hygiene.
La couche RevOps : ce qui fait que ca tient
Nettoyer et configurer un CRM, tout le monde peut le faire. Ce qui fait la difference, c'est la couche RevOps qui garantit que le systeme reste propre et s'ameliore dans le temps.
SLA interne
Chaque commercial s’engage a mettre a jour ses deals 2x par semaine et a renseigner les champs obligatoires. Le dashboard qualite rend la compliance visible.
Revue pipeline hebdo
Meeting de 30 min chaque lundi : revue des deals par stage, identification des blocages, forecast de la semaine. Structure fixe, data-driven, pas de blabla.
Definitions partagees
Document Notion avec les definitions de chaque stage, chaque propriete, chaque score. Plus d’ambiguite sur ce que veut dire "Besoin qualifie".
Process de revue trimestrielle
Tous les 3 mois, on revoit le pipeline, le scoring et les workflows avec le directeur commercial pour ajuster selon l’evolution du business.
Avant / Apres : les scores d'audit
“On savait que notre HubSpot etait mal utilise mais on ne savait pas par ou commencer. L'audit de Ceres nous a ouvert les yeux : 17/100, ca fait mal. Mais en 8 semaines, ils ont tout remis a plat. Le pipeline est clair, les commerciaux remplissent le CRM sans qu'on ait besoin de leur rappeler (parce que c'est devenu utile pour eux), et moi j'ai mes dashboards en temps reel. On ne revient plus jamais au fichier Excel du vendredi.”
Equipe Elax Energie
Direction Commerciale